04Automatisering · Rapportering

Je cijfers staan maandagochtend in je inbox, en Excel blijft dicht.

De automatisering haalt de omzet en de openstaande facturen uit de pakketten waar ze al zitten, en stuurt ze je als één mail. Loopt er iets uit de pas, dan hoor je het dezelfde dag.

Plan een gratis gesprek Zo werkt het

30 minuten, gratis. Kan ik er niets aan doen, dan hoor je dat dezelfde dag.

Vier tegels: database, samengevoegd, staafgrafiek met één afwijkende staaf, mail — met een bel erboven voor de melding — BronnenSamengevoegdOverzichtInbox

Waarom

Iemand plakt elke week dezelfde cijfers in dezelfde Excel.

Vandaag

Iemand exporteert uit de boekhouding en het CRM, en plakt alles in één Excel.
Het rapport is klaar als die persoon tijd heeft. Tijdens het verlof is er geen.
Een factuur die al weken openstaat, zie je pas als je ernaar zoekt.
Twee mensen hebben elk hun eigen omzetcijfer.

Met de automatisering

Elke maandagochtend staat dezelfde mail in je inbox, met de cijfers van vorige week.
De cijfers komen rechtstreeks uit de pakketten, dus er bestaat maar één versie.
Wat afwijkt, krijgt een kleur.
Staat een factuur langer open dan afgesproken, dan krijg je een seintje op de dag zelf en niet pas op maandag.

Hoe het werkt

Vier stappen, en een seintje als er iets niet klopt.

Er komt geen nieuw pakket bij. De automatisering leest uit wat je al hebt en schrijft er niets in terug.

Stap 1
Uit je pakketten
De boekhouding en het CRM blijven waar ze zijn. Elke nacht leest de automatisering de cijfers eruit die je gekozen hebt.
- Exact Online
- Yuki
- Teamleader
- Odoo
Stap 2
Samengevoegd
Alles komt in één tabel, met de definities die we samen vastlegden. Omzet betekent elke week hetzelfde, wie er ook kijkt.
- Excel
Stap 3
Het overzicht
Een paar grafieken en een korte lijst. Wijkt een week af van de weken ervoor, dan krijgt ze een kleur.
Maandag
In je inbox
Voor de eerste koffie, en leesbaar op je telefoon. Wie het ook moet zien, zet je erbij in kopie.
- Outlook

Tussen twee maandagen

Wijkt er iets af, dan wacht het niet

Zakt de omzet onder een grens die jij kiest, of staat een factuur langer open dan afgesproken, dan krijg je meteen een melding in Teams of per mail.

Zo ziet maandag eruit

Een mail, geen dashboard.

Een dashboard moet je openen, en na een maand doet niemand dat nog. Een mail op maandagochtend lees je wel, ook op je telefoon in de wachtrij bij de bakker.

Voorbeeld. Welke cijfers erin komen, kies je zelf.

Van: Weekrapport · rapport@[jouwbedrijf].be
Onderwerp: Je week in cijfers · week [nummer]

Omzet vorige week

€ [bedrag]

Openstaande facturen

[aantal]

Omzet per week, laatste acht weken

[aantal] facturen staan langer dan 30 dagen open

Op de pakketten die je al gebruikt

Hier heb ik al eerder mee gekoppeld. Staat het jouwe er niet bij, dan bekijken we in het eerste gesprek of het kan.

Exact Online
Yuki
Billit
Teamleader
Odoo
Excel
Outlook

Zo starten we

Een vaste prijs, voor er iemand begint.

Gesprek · 30 min, gratis
Meestal al genoeg
Je vertelt welke cijfers je op maandag wil zien en waar ze nu vandaan komen. Kan ik er niets aan doen, dan hoor je het dezelfde dag.
Processcan · 1 dag
Uren en euro's per proces
Ik kijk mee bij wie het werk doet en reken uit wat elk proces kost. Binnen 2 werkdagen heb je een voorstel met een vaste prijs.
Daarna · weken, geen kwartalen
Bouwen en overdragen
Je ziet elke week wat er staat, en wie ermee moet werken zit erbij terwijl het gebouwd wordt. Bij oplevering ligt de documentatie klaar; een onderhoudsafspraak mag, moet niet.

Wat je krijgt

Een van de vijf voorbeelden, of je eigen proces
Koppelt de tools die je al gebruikt
Eerste werkende versie in weken, niet in kwartalen

Vaste prijs · binnen 2 werkdagen na het gesprek · excl. btw

Wat ik van jou nodig heb

Iemand die weet welke cijfers ertoe doen, en daar af en toe een half uur voor heeft. Technische kennis is niet nodig.

Leestoegang tot de pakketten waar de cijfers staan; schrijven hoeft niet. Alles blijft in je eigen omgeving.

Ter plaatse in Vlaanderen en Brussel, verder weg online

Vragen

Over rapportering

Staat jouw vraag er niet bij? Stel ze in het gesprek, of mail naar [email protected].

Waarom een mail en geen dashboard?

Omdat je een mail leest en een dashboard moet gaan opzoeken. Wil je toch een dashboard, dan kan dat bovenop dezelfde cijfers; het hoeft geen keuze te zijn.

Welke cijfers komen erin?

Die jij op maandag wil zien. We kiezen ze in het eerste gesprek, en meestal zijn het er minder dan je denkt.

Kan het iets kapotmaken in mijn boekhouding?

Nee. Voor een rapport is leestoegang genoeg, dus de automatisering schrijft niets terug.

Wat kost het per maand om te laten draaien?

Dat reken ik vooraf uit en zeg ik erbij. Een oplossing die per maand meer kost dan ze bespaart, bouw ik niet.