Stromac
Plan een gesprek
03Automatisering · Offertes opvolgen

Geen offerte valt nog tussen de mazen.

Krijg je vijf dagen geen antwoord, dan vertrekt er een herinnering vanuit je eigen mailadres, en blijft het daarna nog stil, dan staat er een belafspraak in de lijst. Zodra de klant antwoordt, stopt het.

Plan een gratis gesprekZo werkt het

30 minuten, gratis. Kan ik er niets aan doen, dan hoor je dat dezelfde dag.

Vier tegels: offerte, klok, herinnering vertrekt, telefoon — met een vinkje erboven voor een klant die antwoordde
Offerte5 dagenHerinneringBellen

Waarom

Een offerte zonder antwoord is nog geen nee.

Vandaag

  • Wie welke offerte moet opvolgen, staat in een Excel of in iemands hoofd.
  • Opvolgen gebeurt als er tijd is, en in een drukke week is er geen tijd.
  • Een klant die wou tekenen maar de mail kwijt was, hoor je nooit meer.
  • Niemand weet precies hoeveel offertes er nog openstaan.

Met de automatisering

  • Elke offerte krijgt een opvolging, zonder dat iemand een datum noteert.
  • De herinnering vertrekt vanuit je eigen mailadres, in jouw woorden.
  • Antwoordt de klant, dan stopt de opvolging vanzelf.
  • Blijft het stil, dan staat er een belafspraak in de lijst, met de offerte erbij.

Hoe het werkt

Vier stappen, en één antwoord dat alles stopt.

Je offertes maak je zoals vandaag. De opvolging hangt er vanzelf aan vast.

  1. Dag 0

    Offerte verstuurd

    Vanuit je CRM of je mailbox, zoals altijd. Vanaf dat moment loopt de klok.

    • Teamleader
    • Odoo
    • Outlook
  2. Dag 1 tot 5

    Wachten op antwoord

    Geen antwoord in dezelfde mailconversatie, geen nieuwe status in je CRM. Vijf dagen is een vertrekpunt; de termijn kies je zelf.

    • Jouw termijn
  3. Dag 5

    Herinnering vertrekt

    Een korte mail vanuit je eigen adres, in de draad van de offerte. De tekst schrijf je zelf, of we schrijven hem samen.

    • Outlook
  4. Nog stil

    Bellen

    Blijft het daarna nog een paar dagen stil, dan staat er een taak klaar: bel de klant. Met de offerte en de mails erbij.

    • Teams
    • Teamleader

Op elk moment

De klant antwoordt? Dan stopt alles

Een antwoord of een getekende offerte is genoeg om de opvolging te stoppen, ook als dat antwoord nee is. Niemand krijgt een herinnering voor iets dat al geregeld is.

Zo ziet de klant het

Van jouw adres, in jouw toon.

Geen nieuwsbriefprogramma, geen no-reply. De herinnering is een gewone mail in de draad van de offerte, dus een antwoord komt gewoon bij jou binnen.

Voorbeeld
Van
[Jouw naam] · [jij]@[jouwbedrijf].be
Aan
[Klant]
Onderwerp
Re: Offerte [nummer] · [project]

Dag [voornaam],

Vorige week stuurde ik je de offerte voor [project]. Heb je ze al kunnen bekijken? Zijn er nog vragen, bel me gerust.

Groeten, [Jouw naam]

Offerte-[nummer].pdf

Op de pakketten die je al gebruikt

Hier heb ik al eerder mee gekoppeld. Staat het jouwe er niet bij, dan bekijken we in het eerste gesprek of het kan.

  • Outlook
  • Teamleader
  • Odoo
  • Excel
  • Teams

Uit de praktijk · Deritron

Lead-opvolging die niet op iemand wacht.

Via Deritron bouwde ik voor een installateur van zonnepanelen een workflow die een aanvraag opvolgt: ontbrekende vragen gaan per mail naar de klant, en een AI-model leest de foto's die terugkomen. Uit de interne gegevens volgt dan een offerte, zonder dat iemand iets overtypt.

Lees de case
  1. 1Aanvraag komt binnen
  2. 2Extra vragen per mail
  3. 3Foto's gelezen door een AI-model
  4. 4Offerte uit de interne gegevens

Zo starten we

Een vaste prijs, voor er iemand begint.

  1. Gesprek · 30 min, gratis

    Meestal al genoeg

    Je vertelt hoe je offertes nu opvolgt. Ik zeg of ik er iets aan kan doen, en is dat antwoord nee, dan hoor je het dezelfde dag.

  2. Processcan · 1 dag

    Uren en euro's per proces

    Ik kijk mee bij wie het werk doet en reken uit wat elk proces kost. Binnen 2 werkdagen heb je een voorstel met een vaste prijs.

  3. Daarna · weken, geen kwartalen

    Bouwen en overdragen

    Je ziet elke week wat er staat, en wie ermee moet werken zit erbij terwijl het gebouwd wordt. Bij oplevering ligt de documentatie klaar; een onderhoudsafspraak mag, moet niet.

Wat je krijgt

  • Een van de vijf voorbeelden, of je eigen proces
  • Koppelt de tools die je al gebruikt
  • Eerste werkende versie in weken, niet in kwartalen

Vaste prijs · binnen 2 werkdagen na het gesprek · excl. btw

Wat ik van jou nodig heb

Iemand die weet hoe jullie offertes nu versturen en opvolgen, en daar af en toe een half uur voor heeft. Technische kennis is niet nodig.

De tekst van een herinnering zoals jij ze zou schrijven. Die wordt het vertrekpunt.

Ter plaatse in Vlaanderen en Brussel, verder weg online

Vragen

Over offertes opvolgen

Staat jouw vraag er niet bij? Stel ze in het gesprek, of mail naar [email protected].

Klinkt de herinnering niet als een robot?

Nee, want je schrijft ze zelf, of we schrijven ze samen. Ze vertrekt uit je eigen mailbox, dus de klant ziet jouw naam en antwoordt aan jou.

Hoe weet het dat de klant al geantwoord heeft?

Het kijkt naar een antwoord in dezelfde mailconversatie en naar de status van de offerte in je CRM. Een van beide volstaat om te stoppen.

Kan ik de termijn zelf kiezen?

Ja. Vijf dagen is een vertrekpunt. Een grote offerte krijgt misschien meer tijd, een kleine minder; dat leggen we per soort vast.

En een klant die ik liever zelf opvolg?

Dan zet je die offerte op uitzondering. De rest loopt gewoon door.

Andere processen

Hoeveel offertes staan er bij jou nog open?

Vertel in een half uur hoe je nu opvolgt, en je hoort meteen of het automatisch kan. Past het niet, dan zeg ik dat ook.

Plan een gratis gesprekof mail naar [email protected]