Elke aanvraag uit je mailbox, klaar als taak of dossier.
Een aanvraag of een bestelbon in pdf komt binnen, een AI-model leest hem, en de gegevens staan even later in Excel of in het juiste dossier. De collega die het oppakt, krijgt een seintje. Twijfelt het model, dan legt het de mail bij een mens.
30 minuten, gratis. Kan ik er niets aan doen, dan hoor je dat dezelfde dag.
Waarom
Nu leest iemand elke mail twee keer: één keer om te begrijpen, één keer om over te typen.
Vandaag
- Aanvragen en bestellingen komen door elkaar binnen in één mailbox, tussen de nieuwsbrieven.
- Iemand leest elke mail en typt de gegevens over, en daarna moet het nog naar de juiste collega.
- Een bestelbon in pdf neemt iemand regel per regel over.
- Op een drukke dag of tijdens het verlof blijft er iets liggen.
Met de automatisering
- Het model leest elke mail zodra ze binnenkomt, ook om zeven uur 's avonds.
- Wie, wat, hoeveel en tegen wanneer staan meteen in een rij of in het dossier.
- Het leest de bijlagen mee: een bestelbon in pdf wordt een lijst.
- De juiste collega krijgt een seintje. Wat twijfel geeft, komt bij een mens.
Hoe het werkt
Vier stappen, en een mens voor wat niet past.
Klanten mailen naar hetzelfde adres als vandaag. Wat verandert, is wat er daarna met hun mail gebeurt.
- Stap 1
Mail komt binnen
In je eigen mailbox of in een gedeelde, zoals info@ of bestellingen@. Aan het adres dat klanten gebruiken, verandert niets.
- Outlook
- Microsoft 365
- Stap 2
Gelezen
Een AI-model leest de mail en de bijlagen, en haalt eruit wat ertoe doet: wie, wat, hoeveel, tegen wanneer.
- Mail en pdf
- AI-model
- Stap 3
Klaargezet
Een nieuwe rij in Excel of een taak in je CRM, met een link naar de oorspronkelijke mail zodat niemand hoeft te zoeken.
- Excel
- OneDrive
- Teamleader
- Stap 4
Seintje
De collega die het oppakt, krijgt een melding in Teams of per mail, met alles erbij. Niemand hoeft nog door te sturen.
- Teams
- Outlook
Bij stap 2
Twijfel? Dan kijkt een mens
Is een mail onduidelijk, of herkent het model iets niet zeker, dan gaat ze niet blind door maar komt ze bij een collega te liggen, met wat het model al las. Die vult de rest aan.
Op de pakketten die je al gebruikt
Hier heb ik al eerder mee gekoppeld. Staat het jouwe er niet bij, dan bekijken we in het eerste gesprek of het kan.
Outlook
Teams
Excel
Teamleader
Odoo
Uit de praktijk · Deritron
Een aanvraag voor zonnepanelen wordt een offerte.
Via Deritron bouwde ik voor een installateur van zonnepanelen een workflow die ontbrekende vragen per mail aan de klant stelt en de foto's die terugkomen door een AI-model laat lezen. Uit de interne gegevens volgt dan een offerte, zonder dat iemand iets overtypt.
Lees de case- 1Aanvraag komt binnen
- 2Extra vragen per mail
- 3Foto's gelezen door een AI-model
- 4Offerte uit de interne gegevens
Zo starten we
Een vaste prijs, voor er iemand begint.
- Gesprek · 30 min, gratis
Meestal al genoeg
Je vertelt wat er in je mailbox binnenkomt en wie het oppakt. Ik zeg of ik er iets aan kan doen, en is dat antwoord nee, dan hoor je het dezelfde dag.
- Processcan · 1 dag
Uren en euro's per proces
Ik kijk mee bij wie het werk doet en reken uit wat elk proces kost. Binnen 2 werkdagen heb je een voorstel met een vaste prijs.
- Daarna · weken, geen kwartalen
Bouwen en overdragen
Je ziet elke week wat er staat, en wie ermee moet werken zit erbij terwijl het gebouwd wordt. Bij oplevering ligt de documentatie klaar; een onderhoudsafspraak mag, moet niet.
Wat je krijgt
- Een van de vijf voorbeelden, of je eigen proces
- Koppelt de tools die je al gebruikt
- Eerste werkende versie in weken, niet in kwartalen
Vaste prijs · binnen 2 werkdagen na het gesprek · excl. btw
Wat ik van jou nodig heb
Iemand die weet wat er binnenkomt en wie het oppakt, en daar af en toe een half uur voor heeft. Technische kennis is niet nodig.
Een handvol echte mails als voorbeeld, en toegang tot de mailbox waar het om gaat. Alles blijft in je eigen omgeving.
Ter plaatse in Vlaanderen en Brussel, verder weg online
Vragen
Over intake via e-mail
Staat jouw vraag er niet bij? Stel ze in het gesprek, of mail naar [email protected].
Leest een AI-model al onze mail?
Alleen de mailbox of map die we afspreken. Alles blijft in je eigen omgeving, en er gaat niets naar een model dat ermee bijleert. Wat wél naar buiten moet, spreken we af en zetten we op papier.
Werkt dit met een gedeelde mailbox?
Ja. Een gedeelde mailbox in Outlook of Microsoft 365 werkt net zo goed als een persoonlijke.
Wat als een mail niet in het patroon past?
Dan gaat ze naar een mens, niet in een verkeerde rij. Je ziet wat het model al las en vult de rest aan.
Moet het per se met AI?
Niet altijd. Komt alles binnen via hetzelfde webformulier, dan volstaat gewone software. AI komt erbij waar mails in vrije tekst of als pdf binnenkomen.
Andere processen
01FacturatieVan getekende offerte tot verstuurde factuur, zonder dat iemand gegevens overtypt.Hoe het werkt
03Offertes opvolgenEen herinnering na 5 dagen zonder antwoord. Geen offerte valt nog tussen de mazen.Hoe het werkt
04RapporteringJe cijfers elke maandagochtend in je inbox, zonder Excel te openen.Hoe het werkt
05KoppelingenExcel, CRM en boekhouding in sync. Eén keer invullen, overal juist.Hoe het werkt
Hoeveel mails lees jij elke dag twee keer?
Vertel in een half uur wat er binnenkomt en wie het oppakt; je hoort meteen of het automatisch kan en wat het ongeveer vraagt. Past het niet, dan zeg ik dat ook.
